يتم طرح عشر مناقصات سنوية تضم (الأدوية، الأمصال واللقاحات، والكيماويات، المبيدات الحشرية، النظائر المشعة، لوازم التأهيل الطبي، لوازم تجهيز المستشفيات، لوازم المختبرات الطبية وخدمات نقل الدم، لوازم جراحة العظام، لوازم وجراحة الفم والأسنان) وتشكل لها ثلاثة لجان دائمة وهي :

1. اللجنة الدائمة للمستحضرات الصيدلانية (الأدوية ـ الأمصال واللقاحات ـ الكيماويات) .

2. اللجنة الدائمة للوازم تجهيز المستشفيات .

3. اللجنة الدائمة للوازم التأهيل الطبي .

4. اللجنة الدائمة للوازم الأسنان.

5. اللجنة الدائمة للوازم العظام.

6. اللجنة الدائمة للوازم المختبرات الطبية وخدمات نقل الدم.

وحسب المواعيد التي تقترحها هذه اللجنة فإنه يعقد لكل لجنة ثلاثة اجتماعات :

لجنة الإعداد للمناقصة : وقد أتفق على أن تشكل من ثلاثة أعضاء من كل دولة، وخمسة أعضاء من السعودية، وعضوين من الجهات المشاركة، إضافة الى ممثل المكتب التنفيذي وتقوم هذه اللجنة بالآتي :

- استعراض ما يصدر من القرارات التي تنظم عمل برنامج الشراء الموحد .

- مناقشة آراء الدول حول المناقصة السابقة .

- مراجعة مواصفات البنود التي كانت مدرجة في المناقصة السابقة .

- اقتراح إضافة بنود جديدة أو إلغاء بنود قديمة .

- تدارس شروط المناقصة وإجراء التعديلات اللازمة عليها .

- تحديث الدليل الخاص بالمناقصة.

- استعراض قوائم الشركات التي سيتم دعوتها للاشتراك في المناقصة الجديدة .

- الاتفاق على مواعيد خطوات طرح المناقصة للبيع .

بعد الانتهاء من اجتماع هذه اللجنة يتم تنفيذ جميع ما تم الاتفاق عليه من توصيات انتظاراً لوصول الكميات الأولية من الدول وهي التي يتم طرحها في المناقصة مع دعوة الشركات المسجلة لشراء نسخ المناقصة ومنحها فترة شهر ونصف لتقديم عروضها حسب القواعد التالية :

1. ضرورة تفويض وكيل محلي لمتابعة إجراءات المناقصة مع المكتب التنفيذي .

2. عدم استلام أية عروض بعد موعد الاقفال (Closing Date) .

3. تقديم ضمان ابتدائي مع أوراق العرض وقبل موعد فتح المظاريف بمايعادل نسبة 1% من إجمالي قيمة العرض ويكون صالحاً لمدة سنة ميلادية قابلة للتجديد .

4. من حق الشركة المدعوة تقديم عرض أساسي وعرضين مرادفين لكل بند .

5. من حق الشركة كتابة ملاحظاتها وتحفظاتها على مواصفات البند أو شروط المناقصة على ورقة العرض وللجنة الفنية الحق في قبول أو رفض هذه الملاحظات .

6. على الشركة الالتزام بكل ما جاء بالمناقصة من مواصفات وشروط .

7. على كل شركة تقديم عدد من العينات لكل بند لفحصها عند البت والترسية .

 لجنة فتح المظاريف : ويتم انعقادها بعد استلام كافة العروض بإنتهاء الفترة المحددة لذلك وتتكون هذه اللجنة أيضا من ثلاثة أعضاء من كل دولة، وعضو من الجهات المشاركة، وتكون مهامها كما يلي :

- مراجعة كشوف استلام العروض والضمانات البنكية مع الأظرف المقدمة .

- مراجعة خطابات التغطية المقدمة مع العروض وإعداد بيان بالشركات المطلوب مراسلتها لأي أسباب إجرائية أو فنية .

- مراجعة ومطابقة كشوف التفريغ المفرغة آليا وأسعار العروض المقدمة لكل بند على حدة على النماذج المعدة لذلك وتشمل إسم البند ورقمه وإسم الشركة وجنسيتها والسعر المقدم لكل من تسليم المستودع وتسليم الميناء لأصغر وحدة للبند وملاحظات الشركة أو عضو اللجنة على العرض .

- استبعاد العروض الغير مطابقه إما لعدم ورود الضمان أو لعدم ختم وتوقيع الأوراق بأصل ختم الشركة أو العروض المقدمة على صور من أوراق المناقصة وليست أصل أو العروض التي تقدم من شركات غير مدعوة عن طريق شركات مدعوة .

- إعداد تسلسل الأسعار تصاعدياً بعد منح المصانع الخليجية النسبة المقررة للدعم حسب القرارات المنظمة لذلك .

ثم تسلم كافة الأوراق إلى قسم الشراء الموحد لمراجعتها وتدقيقها وإعداد بيان بما يراه من ملاحظات يتم عرضها على لجنة البت والترسية التي تنعقد بعد أسبوعين من أنتهاء أعمال لجنة فتح المظاريف .

لجنة البت والترسيه : وتقوم هذه اللجنة ما يلي : -

- فحص العروض المقدمة ومقارنة أسعارها بالأسعار المسجلة بالدول وكذلك أسعار المناقصة السابقة.

- فحص العينات المقدمة مع العروض والتأكد من مطابقتها للعرض المقدم وللمواصفات الموضوعة .

- التأكد من أن الشركات التي قدمت عروض هي شركات مسجلة نظاماً وكذلك أصنافها واستعباد ما لا تنطبق عليه هذه الشروط .

- الترسية على الصنف المطابق المسجل والأرخص .

- إعداد بيان بالاصناف التي استبعدت لأسباب مختلفة .

- الاستعانة ببعض الخبرات الفنية لبعض الأصناف الدقيقة والتخصصية .

تثبيت الكميات :

بعد انتهاء أعمال لجنة البت والترسية ترفع صور جميع الأوراق إلى الدول المشتركة لمراجعة كمياتها حسب ما تم ترسيته ومن ثم وضع الكمية التي تمثل الحصة النهائية لكل دولة في المناقصة وهي التي يتم تبليغها للشركات .

التبليغ بالترسية :

يتم إعداد النماذج الخاصة بالتبليغ بالترسية عن طريق الحاسب الآلي متضمنة الكميات الخاصة بكل دولة ومجموعها والسعر الافرادي حسب اختيار الدول لطريقة التوريد وإجمالي مبلغ كل بند و إسم الشركة وجنسيتها ومعلومات البند كاملة (إسمه ومواصفاته ورقمه) وتسلم هذه النماذج للشركات مختومة ومصحوبة بصورة عرض الشركة المقبول وخطاب التبليغ بالترسية .

التوريد :

يتم توريد الأصناف اعتباراً من تاريخ التبليغ بالترسية حسب عدد الدفعات التي تطلبها كل دولة والموضحة بشروط المناقصة .. ويتم توقيع عقود و أوامر التوريد بين الشركة وكل دولة عن طريق وكيلها المحلي بتلك الدولة بعد تقديم الفواتير المبدئية والضمان البنكي النهائي الذي يمثل 5% من قيمة البنود المرساة لصالح تلك الدولة .