آلية زيارة مصانع شركات اللوازم الطبية

1. يتم العمل بآلية تنظيم زيارة مصانع الشركات المنتجة للأصناف الطبية ضمن التخصصات التالية:

- الأصناف الخاصة بلوازم تجهيز المستشفيات.

- الأصناف الخاصة بلوازم الكلية الصناعية .

- الأصناف الخاصة بلوازم المختبرات الطبية وخدمات نقل الدم.

- الأصناف الخاصة لوازم جراحة القلب والأوعية الدموية وقسطرة القلب والأشعة التداخلية .

- الأصناف الخاصة بلوازم رعاية الفم والأسنان.

- الأصناف الخاصة بلوازم التأهيل الطبي

- الأصناف الخاصة بلوازم جراحة العظام والعمود الفقري .

2.يتم تنظيم آلية زيارة مصانع الشركات كالتالي:

أولاً: دور المكتب التنفيذي:

1. حصر مصانع الشركات المطلوب زيارتها بناءً على التوصية المرفوعة من لجان تأهيل الشركات.

2. على المكتب التنفيذي التنسيق مع الوكيل المعتمد للشركة في المملكة العربية السعودية والذي سيكون مسؤول مسؤولية كاملة عن متابعة جميع ترتيبات وإجراءات السفر لجميع الأعضاء المرشحين لزيارة مصانع الشركات التابعة له.

3. مخاطبة الشركات المطلوب زيارة مصانعها لتحديد موعد للزيارة على أن يكون الموعد بعد (60 يوماً) ستون يوماً من تاريخ المخاطبة كحد أدنى.

4. مخاطبة الدول الأعضاء لتزويد المكتب التنفيذي بأسماء مرشحيهم لزيارة مصانع الشركات حسب التخصصات في فترة أقصاها أسبوع من تاريخ المخاطبة.

5. التنسيق مع الأعضاء المرشحين من الدول للحصول على المعلومات الخاصة بكل عضو مما يسهل الاتصال به.

6. في حالة عدم استلام المكتب التنفيذي للترشيح من أي دولة خلال أسبوع يقوم المكتب التنفيذي بمخاطبة دولة أخرى بترشيح بديل وذلك خلال أسبوع من تاريخ المخاطبة .

7. تفريغ مواعيد الشركات التي استجابت لخطاب المكتب التنفيذي في جدول، وتوزيع الأعضاء المرشحين لزيارة المصانع على شكل مجاميع بعد التنسيق مع الدولة في كل زيارة .. على أن تضم كل مجموعة عضوين من كل دولة من الدول الأعضاء. أما بالنسبة لزيارة المصانع الخليجية فيتم تشكيل لجنة من ثلاثة أشخاص بحيث تضم اللجنة عضوين آخرين من بقية الدول الأعضاء إضافة إلى عضو من نفس الدولة التي يوجد فيها المصنع ولا يصرف له تذكرة سفر في حالة انه في نفس المدينة الموجود فيها المصنع .

8. التأكيد على ضرورة المتابعة بين المكتب التنفيذي والأعضاء المرشحين للزيارة بصورة مباشرة.

9. تبليغ الأعضاء المرشحين بالزيارة قبل موعد الزيارة بشهر كحد أدنى.

10. تطبق آلية الزيارة على كل مصنع كل على حده بغض النظر عن عدد المصانع التي ستزار في نفس البلد أو المدينة خلال نفس الفترة .

11. يقوم المكتب التنفيذي بصرف قيمة تذكرة السفر لكل عضو من الفريق الزائر مع بدل الانتداب.

12. في حال أفادت الشركة عن استحداث خطوط إنتاج جديدة، فيتم زيارة المصنع للإطلاع على خطوط الإنتاج المستحدثة حسب الآلية المتبعة في زيارة المصانع الأجنبية والخليجية.

ثانياً: دور أعضاء الهيئة التنفيذية بدول مجلس التعاون:

1. تزويد المكتب التنفيذي بأسماء مرشحيهم لزيارة مصانع الشركات حسب التخصصات في فترة أقصاها (أسبوع) من تاريخ المخاطبة.

2. رفع تقرير الزيارة الذي يعده عضو اللجنة الزائرة للمكتب التنفيذي.

3. موافاة المكتب التنفيذي بالملاحظات والتقصير (إن وجدت) على الشركات أو وكلائها المحليين، والمرفوعة من الأعضاء المرشحين والتي قد تعوق إتمام الزيارات في موعدها.

ثالثاً: دور الوكيل المعتمد في المملكة العربية السعودية، للشركة أو الشركات المطلوب زيارة مصانعها:

1. إجراء الترتيبات المتعلقة بالزيارة من استخراج التأشيرات، وتسليم برنامج الزيارة، وغيرها من ترتيبات تتطلبها الزيارة من بداية الزيارة وإلى حين عودة كل عضو إلى البلد المقيم فيه بعد انتهاء الزيارة.

2. تسليم كل عضو - قبل السفر بمدة لا تقل عن عشرة أيام - برنامج مفصل عن الزيارة يشمل تاريخ بدء الزيارة وبلد المغادرة وبلد الوصول، واسم الفندق الذي سيقيم فيه العضو، ومكان المصنع وتاريخ الزيارة، وتاريخ انتهاء الزيارة وتاريخ المغادرة للبلد المقيم فيه العضو.

3. تسلِم الشركة للمكتب التنفيذي قيمة تذكرة سفر (درجة رجال الأعمال) لأعضاء الفريق الزائر حسب القيمة الرسمية لصلاحية عام كامل ولأقرب خط سير ، وصرف بدل انتداب بقيمة (ألف وخمسمائة ريال سعودي) لكل عضو لمدة يومين (أي ثلاثة ألاف ريال) ، وذلك خلال مدة لا تقل عن 10 أيام من تاريخ الزيارة .

4. على الشركة تكليف شخص يكون منسقاً لاستقبال أعضاء اللجنة الزائرة في بلد الوصول ، وتسليم كل عضو بيانات مفصلة عنه وأرقام الهواتف التي يمكن الاتصال به من خلالها قبل موعد السفر.

5. التأكيد على الشركة المطلوب زيارة مصنعها أن يكون الحجز الفندقي والإعاشة في فنادق الدرجة الأولى أو العالمية (لا تقل عن خمس نجوم).

6. التأكيد على الشركة المطلوب زيارة مصنعها بتحمل كافة مصاريف الزيارة بما فيها التأمين الصحي لكل عضو اعتباراً من مغادرة العضو للبلد المقيم فيه وحتى عودته إلى البلد المقيم فيه، مع توفير المواصلات للأعضاء طيلة مدة الزيارة.

7. بالنسبة للشركات التي تقع في دول تستغرق رحلة الوصول من (5) ساعات فأكثر يكون تاريخ السفر قبل يومين من موعد الزيارة وكذلك العودة ان تكون في خلال يومين بعد الانتهاء من الزيارة (أي مدة الزيارة لمصنع واحد خمسة أيام) .

8. برنامج الزيارة يجب أن يبدأ من اليوم الثاني لوصول الأعضاء، وينتهي في اليوم الثاني من أخر زيارة.

9. في حالة زيارة مصنعين يكون هناك فترة راحة بين الزيارتين على النحو التالي :

(أ) إذا كانت المصانع في نفس المدينة / الولاية تكون فترة الراحة (24) ساعة .

(ب) إذا كانت المصانع في دولتين / ولايتين تكون فترة الراحة (48) ساعة .

10. لا يتحمل المكتب التنفيذي أي مصاريف مترتبة على الزيارة .

رابعاً: دور الأعضاء المرشحين:

1. التنسيق بين كل عضوين بحسب المجاميع المقسمة، والاستعانة بالمكتب التنفيذي عند الحاجة.

2. يقوم العضو الزائر بإجراء الحجوزات بعد التنسيق مع عضو الفريق الآخر كما هو متبع في اجتماعات المكتب التنفيذي.

3. التحقق من مدى تطبيق المصنع لأسس الممارسة الجيدة للتصنيع.

4. التحقق من استيفاء المصنع لكافة الشروط والمعايير الواجب توافرها.

5. تعبئة كافة بيانات نموذج زيارة مصنع بدقة من قبل العضوين المرشحين، وتحديد ما إذا كان المصنع سيتم تأهيله أم لا يتم تأهيله، مع ذكر أسباب عدم التأهيل في المكان المخصص ضمن نموذج زيارة مصنع.

6. ضرورة ذكر المنتجات التي يقوم المصنع بإنتاجها (بحسب الجدول المرفق بنموذج زيارة مصنع)، وتحديد نوعية التصنيع ( كامل - جزئي - تغليف)، وختمه بختم الشركة.

7. التأكيد على البيانات المعبأة من كلا العضوين وتوقيع النموذج من كليهما.

8. رفع أصل النموذج والتقرير بعد استيفاء جميع البيانات والأختام والتواقيع المطلوبة ضمن النموذج في مدة لا تتجاوز (أسبوع) من انتهاء الزيارة لممثل الهيئة التنفيذية ليتم رفعها للمكتب التنفيذي لاتخاذ ما يلزم نحوها.